La charte de qualité du Challenge Les Picardes. (format .doc)
Droits et devoirs des clubs organisateurs.
Par ce document, les clubs participants savent ce que le Comité attend des clubs organisateurs et ceux que ce que les participants peuvent attendre des clubs organisateurs.
Un Challenge reste un Challenge... des objectifs à atteindre... donc les clubs participants sont tenus de respecter la Charte de qualité s'ils désirent encore organiser une Picarde.
Le Challenge 2010 récolte les fruits de ces réflexions. Merci aux clubs qui font des efforts pour relever le Challenge.
Un club est resté neutre face à la Charte, c'est dommage car c'est un club "phare", et un autre montre lors des réunions ainsi que dans la presse qu'il est opposé à respecter la Charte de qualité. C'est regrettable.
Enfin, chaque club est libre, mais le comité prendra ses responsabilités afin de donner de la cohérence au Challenge 2011.
A suivre.
Comment réussir sa Picarde? Voici la procédure à respecter par les responsables des clubs.
FONCTIONNEMENT DU CHALLENGE LES PICARDES 2010
LES « INTERLOCUTEURS » CLUBS
CLUB :…………………………………………………..
MISSION 1:INFORMATIONS ENTENTE
Assurer la correspondance et les infos entre le club et le secrétaire de l’Entente
Interlocuteur club :
Nom :………………. Prénom………. …….
E-Mail : ………………………………………
Contact Entente :Garson Michel michel.garson@skynet.be
Délai : Suivant actions demandées par le secrétaire de l’Entente.
MISSION 2: INFORMATIONS SITE
Assurer la transmission des informations sur votre picarde (et votre club) pour publication sur votre site LES PICARDES
Interlocuteur club :
Nom :………………. Prénom………. …….
E-Mail : ………………………………………
Contact Comité : Lemaitre Michel michel.lemaitre@skynet.be
Délai :
Trois semaines avant la picarde :
1. Envoyer les parcours si possible en format .xls ou éventuellement en .doc ou .jpg 2. Communiquer les renseignements susceptibles d’intéresser les visiteurs du site pour les inciter à participer à votre picarde.
De manière permanente, communiquer les Infos sur votre club, vos membres, vos activités
afin d’alimenter les pages WEB réservées pour votre club sur le site LES PICARDES, site qui est votre meilleure « vitrine ».
MISSION 3: INFORMATIONS MEDIAS
Promouvoir au maximum dans les médias votre picarde en mettant à la disposition de notre partenaire, le Courrier de l’Escaut, toute l‘information pratique sur votre picarde.
Mettez particulièrement en exergue les « points forts » de votre organisation (intérêts touristiques des parcours, animation, tombola éventuelle) mais aussi et surtout proposez un reportage/interview d’une personnalité de votre club (dirigeant et/ou cyclo).
N’hésitez pas à mettre aussi en évidence les singularités de fonctionnement de votre club etc…
Interlocuteur club:
Nom :………………. Prénom………. …….
E-Mail : ………………………………………
Contact COURRIER : Fion Marc marc.FION@verslavenir.be
Délai : Au plus tard, le rendez-vous doit être pris 3 semaines avant votre picarde. Le suivi de ce délai sera assuré par C. Noullet.
MISSION 4: PROCEDURE INSCRIPTION./ENCODAGE
Assurer, sur base du mode d’emploi de la nouvelle procédure créée par Patrick Laurent, ( voir dossier remis à chaque responsable)
1. la mise en place des procédures d’inscription et d’encodage des participants
2. la transmission des résultats de participation dans les délais prescrits
Interlocuteur club:
Nom :………………. Prénom………. …….
E-Mail : ………………………………………
Contact Comité : Laurent Patrick laurent-patrick@skynet.be
Délai : Se conformer aux instructions de Patrick Laurent communiquées via mails
Pour les résultats :à communiquer dès l’encodage terminé
NB: Même délai pour le formulaire statistique à renvoyer au secrétaire de l’Entente
MISSION 5 : PROMO DES FAMILY PICARDES
Créer et assurer la promotion de votre Family picarde via des actions spécifiques en coordination éventuelle avec les clubs de votre zone d’implantation
Interlocuteur club pour les Family Picarde
Nom :……………….Prénom :………..
E-Mail :………………………………
Contact Comité : Dubuisson Vincent vincentdubuisson@skynet.be
Délai : Transmettre toutes les infos sur votre Family Picarde 3 semaines avant son organisation.
MISSION 6 : TRANSMISSION MATERIEL
Assurer la prise en charge du matériel du Challenge : Flèches, Banderoles, verres Bush, cartes d’inscription etc… chez l’organisateur de la picarde précédant votre picarde.
Contrôler le matériel reçu sur base du listing prévu à cet effet.
Attention cette procédure risque d'être simplifiée afin de travailler par mail.
Signature des responsables « matériel » des deux clubs et transmission du listing signé au responsable Comité Picarde
nterlocuteur club :
Nom :………………. Prénom………. …….
E-Mail : ………………………………………
Contact Comité :Dedoncker Alain fc148153@skynet.be
Delai : Transmission du listing dans les 3 jours qui suivent la picarde.
document arrêté le 9 février 2010
Pas de Challenge "les Picardes" sans de précieux sponsors.
Derrière tout le travail des clubs organisateurs affiliés à la FFBC 
(ou à une fédération française) et de celui du comité qui orchestre l'ensemble, des sponsors se cachent.
Il faut savoir:
Pour participer au Challenge "Les Picardes",
- les clubs doivent payer une cotisation. Certains clubs (pour payer cette cotisation) se font parrainer par un sponsor ou plusieurs; (Ces cotisations sont en grande partie ristournées à l'organisateur de la fête de clôture.)
- et doivent être en règle de cotisation envers l'Entente du Tournaisis.
Chaque sponsor "club" reçoit les mêmes droits.
Ne pas confondre sponsor "Club" et sponsor "Challenge"... ou encore sponsor "Fête de clôture".
Les sponsors "Challenge" permettent d'organiser le Challenge ou de sponsoriser en partie la tombola de la fête de clôture.
Les sponsors "Challenge" se retrouvent...
- sur chaque site organisateur d'une randonnée*... (voir la rubrique "matériel")
- publications sur le Courrier de l'Escaut lors de la présentation de l'activité (édition du mercredi)
- logo et lien internet sur des pages du site...
- lors de la fête de clôture...
(*) Bien entendu, lors de ses organisations, chaque club peut y ajouter ses sponsors.
Enfin, d'autres sponsors aident de manière plus sporadique certaines activités... comme une organisation d'une randonnée, une fête de clôture...
Le Comité compte recenser l'ensemble des sponsors 2010 avant de les présenter si possible sur le site.
Enfin, le Comité et les Clubs remercient tous les sponsors qui soutiennent le Challenge.
